En los últimos años han sido varias las modificaciones legales llevadas a cabo para fomentar el uso de la factura electrónica, llegando incluso a decretarse su obligatoriedad en las relaciones con la Administración Pública.

Pese a esos estímulos legales, el deseo de garantizar la igualdad de trato entre las facturas en papel y las facturas electrónicas, y los diversos beneficios que la utilización de este medio supone, sobre todo en ahorro de costes, lo cierto es que el uso de la factura electrónica sigue siendo mínimo en el entorno B2B (business to business), especialmente en las PYMES .

El principal motivo que explica ese desuso es el desconocimiento de las características y requisitos legales que debe cumplir este tipo de facturas.

Sin embargo, existen diversas sectores, como por ejemplo la Plataforma contra la Morosidad, que están ejerciendo presión para que el uso de la factura electrónica sea obligatoria en otros ámbitos, especialmente entre empresas y especialmente para grandes compañías, llegando incluso a solicitar un régimen sancionador para aquellas empresas que no facturen de forma electrónica, si finalmente su uso deviene obligatorio.

El objetivo de la presente circular es pues repasar brevemente los principales requisitos legales que debe cumplir una factura electrónica, así como los beneficios de su utilización:

1.- CONSENTIMIENTO DEL CLIENTE

Se trata de unos de los requisitos más importantes para que la factura electrónica adquiera validez.

El consentimiento en el entorno B2B puede ser expreso o tácito (ej: si el cliente paga la factura remitida electrónicamente, o no se opone a la misma)

El consentimiento, en todo caso, debe ser informado, lo que significa que previamente debemos haber informado al cliente de la forma en que, una vez otorgado su consentimiento, le remitiremos las facturas, a fin de que disponga de los conocimientos y equipos necesarios para su recepción.

De la misma manera, se ha de informar al cliente de su potestad de revocar el consentimiento cuando quiera, volviendo en tal caso a recibir las facturas en formato papel.

A la vista de lo anterior, es imperativo que el emisor de la factura guarde el consentimiento del cliente, cuando este lo ha efectuado de forma expresa.

Ese consentimiento debe otorgarse para cada factura que se emite, puesto que cada factura hace referencia a un contrato distinto. A fin de evitar reiteración, consideramos que es posible firmar un contrato marco (o reflejar en el contrato alimentario) que el cliente acepta que se le facture de forma electrónica mientras duren las relaciones comerciales, sin embargo, aun así sería aconsejable que en la factura, a modo de condición contractual, quedará reflejado que el cliente ha consentido que se le facture electrónicamente en virtud del contrato marco, o contrato alimentario previamente suscrito

2.- FORMATO DE LA FACTURA ELECTRONICA

Muchas empresas considerarían la posibilidad de utilizar la factura electrónica, pero ven frenadas sus pretensiones simplemente porque desconocen la forma que esa factura ha de tener.

En este sentido, indicar que en las relaciones B2B existe completa libertad de formato.

El único requisito es que esa factura debe reunir todos los requisitos previstos en el Reglamento de Facturación, de la misma forma que una factura emitida en papel,  y evidentemente ha de ser emitida y recibida de manera electrónica.

Por lo tanto, y a modo de ejemplo, una factura en formato PDF, que cumpla con los requisitos legales de facturación, y remitida mediante correo electrónico sería una factura electrónica, siendo esta la forma más sencilla, económica y al alcance de prácticamente cualquier empresa de emitir facturas electrónicas.

También rige el criterio de libertad a la hora de elegir el medio por el que queremos remitir o recibir la factura electrónica. Es válido desde <…>

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